BioGenLab — Sistema del laboratorio

1. Qué es este sistema

Sistema a medida para BioGenLab, que hoy lleva todo en Excel y ya intentó mudarse dos veces sin lograrlo. La demostración cubre la operación completa —admisión con RENIEC, órdenes con trazabilidad, resultados con control de rango y validación, informes en PDF, portal del paciente con DNI y código de orden, portal B2B para los convenios, inventario con kardex, caja y facturación SUNAT— y se detiene en las tres cosas que hoy viven en hojas sueltas. La primera: el precio no es un descuento parejo, es una lista pactada examen por examen con cada clínica y cada consultorio, y el sistema cobra con esa lista sin que nadie la busque. La segunda: a quien refiere pacientes se le paga comisión, y esa cuenta nace con la orden y se liquida sola. La tercera: los resultados que casi siempre dicen lo mismo —el color de la orina, una tira negativa— vienen predefinidos, así que un examen de orina se llena eligiendo, no escribiendo.

Para quién es

·Iván, que quiere dejar el Excel sin que esta mudanza termine como las dos anteriores.
·Quien admite: con el precio del cliente ya puesto y sin buscar ninguna hoja.
·El tecnólogo, que en vez de escribir el mismo informe de orina elige lo que cambió.
·Los convenios, que entran por su propio portal a bajar los informes de sus pacientes.
·Los médicos y promotores que refieren, que quieren saber qué se les debe.
·El paciente, que entra con su DNI y el código de su orden y descarga su PDF.

Ficha

Laboratorio	BioGenLab
Dirección	Iván Torres
Sedes	2: Sede principal y Segunda sede
Usuarios	Sin límite, con filtro por sede
Volumen	~100 muestras por semana (15 a 25 por día)
Listas de precios pactadas	Clínica en convenio: 6 exámenes · Consultorio en convenio: 3 exámenes · Centro médico en convenio: 4 exámenes
Referidores con comisión	Dr. Hernán Salas Peña (12% de lo cobrado) · Dra. Mariela Quiroz Lazo (10% de lo cobrado) · Consultorio Paredes (15% de lo cobrado) · Karina Rojas (promotora) (S/ 5.00 por orden)
Resultados predefinidos	12 pruebas con su lista de respuestas y una marcada por defecto
Interfaz con equipos	Fuera del alcance: el laboratorio dijo que por ahora no la necesita
Exámenes en el catálogo	15 exámenes y 3 perfiles
Áreas del laboratorio	Bioquímica, Inmunoensayo, Hematología, Microbiología, Uroanálisis
Sistemas de hoy	Todo en hojas de cálculo: el catálogo, los precios de cada convenio, lo que se le debe a quien refiere y los resultados que se vuelven a escribir en cada informe
RUC y razón social	Por confirmar

Sobre los datos que se ven dentro

· Las dos sedes, las ~100 muestras por semana, el Excel de hoy y los dos intentos de migrar que no prosperaron, los convenios con precios pactados, las comisiones de quien refiere y los resultados predefinidos son los que el laboratorio describió en la reunión.
· La interfaz con analizadores quedó fuera a pedido del laboratorio: no está en la demostración ni en el precio.
· La marca es provisional: falta el logo y los colores oficiales del laboratorio.
· Los pacientes, los precios, los reactivos y los montos son datos de trabajo para mostrar el sistema en uso.
· El sistema no guarda nada en un servidor: al recargar la página vuelve al punto de partida.

2. Cómo entrar a la demostración

El sistema está en https://biogenlab.medikagency.com. Cada perfil ve solo los módulos de su trabajo.

Usuario	Perfil	Qué puede hacer
ivan	Dirección	Las dos sedes en una pantalla · costos, márgenes, convenios, caja y facturación, desde donde esté
admision	Admisión y caja	Admite pacientes por DNI, arma la orden, cobra y cierra la caja de su sede
tecnologo	Laboratorio	Recibe los resultados de los equipos, los revisa, imprime etiquetas y controla el almacén

Contraseña en todos los perfiles: demo123

Los puntos que refieren entran por /b2b con su propio usuario (clinica, consultorio, centro) y el paciente ve su informe en /portal con su documento y el código de la orden. Todos con la misma clave.

3. Qué problemas resuelve

La dirección trabaja además en otro sitio y no puede estar en las dos sedes.

El tablero abre con las dos sedes lado a lado: órdenes, lo que falta validar, lo que falta entregar y la caja del día de cada una, más el consolidado. Se ve igual desde el celular, sin llamar a nadie.

Facturación, lista de pacientes y portal web son tres sistemas sueltos, y no hay inventario.

Una sola plataforma: el paciente se registra una vez y el dato llega a la orden, al informe, al portal, al kardex y a la caja. El inventario de reactivos, que hoy no existe, se descuenta solo al procesar.

El margen por reactivo se calcula en Excel, cuando hay tiempo.

Costos y márgenes sale del consumo que registra el almacén: costo puesto (insumo más flete) contra el precio de mostrador y contra el del convenio, examen por examen y con el desglose por reactivo. Sin armar ninguna hoja.

Se paga una mensualidad por tramo de volumen de exámenes, más la web al año.

El sistema es del laboratorio y corre en su propio servidor: crecer de 40 a 80 pacientes por día no cambia lo que se paga, y el portal de resultados va incluido en vez de cobrarse aparte.

Los puntos que refieren no tienen dónde ver lo suyo.

Cada uno entra con su cuenta al portal, ve solo los informes de los pacientes que él refirió y su estado de cuenta.

4. Los módulos, uno por uno

13 módulos.

1. Dashboard

Ruta: #/ · Perfiles: Todos

Para qué sirve. Las dos sedes en una pantalla.

Qué contiene

·Cada sede con sus órdenes, lo que falta validar, lo que falta entregar y su caja del día, más el consolidado de las dos.
·Órdenes del día (13), informes publicados y órdenes de convenios.
·Órdenes por hora y actividad reciente.

2. Admisión

Ruta: #/admision · Perfiles: Dirección, Admisión

Para qué sirve. Registrar al paciente y crear su orden.

Qué contiene

·DNI con consulta a RENIEC, o carné de extranjería y pasaporte a mano.
·Selección de exámenes o perfiles.
·Etiqueta de la muestra con su código de barras.

Reglas que aplica

·Si el servicio de consulta no responde, el sistema lo dice: nunca muestra los datos de otra persona.

3. Órdenes

Ruta: #/ordenes · Perfiles: Todos

Para qué sirve. Dónde está cada orden y quién la tocó.

Qué contiene

·Estados: registrada, en proceso, digitada, validada y publicada.
·Quién digitó, quién validó, quién publicó y a qué hora.
·Filtro por sede, área, origen y estado.

4. Resultados

Ruta: #/resultados · Perfiles: Dirección, Laboratorio

Para qué sirve. Donde se trabaja la orden: el valor llega, se controla y se valida.

Qué contiene

·Lo que no es de equipo se digita o se pega desde Excel, con el rango al costado y alarma de fuera de rango.
·Comparación con el resultado anterior del paciente.
·Validación con firma antes de publicar, y envío por WhatsApp o correo.

Reglas que aplica

·Un resultado no se publica sin validación, y toda corrección queda registrada.

5. Catálogo y precios

Ruta: #/catalogo · Perfiles: Todos

Para qué sirve. Qué se hace y a cuánto.

Qué contiene

·15 exámenes con método, área y tiempo de entrega.
·3 perfiles.
·Precio de lista y precio de convenio.

6. Inventario y kardex

Ruta: #/inventario · Perfiles: Dirección, Laboratorio

Para qué sirve. Reactivos, lotes y vencimientos — lo que hoy no existe.

Qué contiene

·21 insumos de 4 proveedores.
·Kardex con 10 movimientos.
·Alertas de stock bajo y de productos por vencer.

Reglas que aplica

·El consumo lo genera el examen procesado: nadie lo digita.

7. Costos y márgenes

Ruta: #/costos · Perfiles: Dirección

Para qué sirve. Lo que deja cada examen, en el momento.

Qué contiene

·Costo puesto (insumo más flete) contra el precio de mostrador y el del convenio.
·Desglose por reactivo de cada examen.
·Los exámenes que con el descuento del convenio quedan en rojo.
·Gastos operativos del mes.

Reglas que aplica

·El costo sale del consumo real del almacén, no de una hoja aparte.

8. Ventas y caja

Ruta: #/ventas · Perfiles: Dirección, Admisión

Para qué sirve. El dinero del día, por sede.

Qué contiene

·Cobros por medio de pago, con apertura y cierre.
·Boletas y facturas contra SUNAT, y ticket interno aparte.
·Cierre del día en PDF, de una sede o de las dos.

9. Convenios

Ruta: #/convenios · Perfiles: Dirección

Para qué sirve. Los puntos que refieren, con su tarifa.

Qué contiene

·3 convenios con su descuento, consumo y deuda.
·Portal propio para cada uno.

10. Reportes

Ruta: #/reportes · Perfiles: Dirección

Para qué sirve. Cómo va el mes.

Qué contiene

·Ingresos por mes y por área.
·Exámenes más vendidos.
·Top de convenios.

11. Configuración

Ruta: #/configuracion · Perfiles: Dirección

Para qué sirve. Datos del laboratorio, el informe y los accesos.

Qué contiene

·Qué campos salen impresos en el informe y con qué plantilla.
·Datos comerciales y membrete.
·Empresas y sedes: abrir una tercera es agregarla aquí.
·Simulación de caída de internet con su cola.

12. Portal del paciente

Ruta: /portal · Perfiles: Público

Para qué sirve. El resultado sin volver al laboratorio.

Qué contiene

·Ingreso con documento y código de orden.
·Descarga del informe en PDF.
·Va incluido: no se paga aparte por la web.

13. Portal de los que refieren

Ruta: /b2b · Perfiles: Convenios

Para qué sirve. Cada punto baja los informes de sus pacientes.

Qué contiene

·Informes listos para descargar.
·Consumo del mes y estado de cuenta.

5. El flujo de trabajo

1

Admisión

Se registra al paciente por DNI en cualquiera de las dos sedes y sale la etiqueta con código de barras.
2

Proceso

La orden entra al área que corresponde y descuenta del almacén los reactivos de su receta.
3

Resultado

Se digita con el rango a la vista. Lo que tiene respuestas guardadas se llena con un botón y solo se cambia lo que no cuadra.
4

Validación

La dirección firma. Toda corrección posterior queda registrada con su hora y su autor.
5

Entrega

Al portal del paciente, al portal del punto que refirió, o por WhatsApp y correo.
6

Cobro

Contado a la caja del día de la sede que atendió; los convenios van a su estado de cuenta.
7

Margen

Lo consumido del almacén actualiza el costo del examen: el margen se mira cuando se quiera, no a fin de mes.

6. Perfiles y permisos

Cada perfil ve solo los módulos de su trabajo. Si intenta abrir otro, el sistema lo bloquea con un aviso, no lo esconde: la persona sabe que existe y que no le corresponde.

Dirección

Usuario ivan

Las dos sedes en una pantalla · costos, márgenes, convenios, caja y facturación, desde donde esté

Módulos: todos

Admisión y caja

Usuario admision

Admite pacientes por DNI, arma la orden, cobra y cierra la caja de su sede

Módulos: dashboard, admision, ordenes, catalogo, ventas, comprobante, portal

Laboratorio

Usuario tecnologo

Recibe los resultados de los equipos, los revisa, imprime etiquetas y controla el almacén

Módulos: dashboard, ordenes, resultados, catalogo, inventario, kardex

7. Reglas que el sistema hace cumplir

No son advertencias que se puedan ignorar: son bloqueos.

Las dos sedes viven sobre la misma información.

Por qué. Es la única forma de que la dirección vea el día completo sin estar en ninguna de las dos.

El dato se escribe una sola vez.

Por qué. Hoy el paciente existe en tres sistemas distintos; aquí se registra en admisión y llega solo al informe, al kardex y a la caja.

El costo sale del almacén, no de una hoja aparte.

Por qué. Un margen calculado a mano siempre está desactualizado.

El resultado del equipo entra por el código de barras del tubo.

Por qué. Es lo que garantiza que el valor cae en la orden correcta.

Un resultado no se publica sin validación.

Por qué. Es la responsabilidad del informe firmado.

8. Alcance y datos del sistema

Catálogo de exámenes (15)

Código	Examen	Área	Método	Precio
BIO001	Glucosa en ayunas	Bioquímica	Enzimático (GOD-PAP)	S/ 18.00
BIO002	Perfil Lipídico	Bioquímica	Enzimático colorimétrico	S/ 45.00
BIO003	Perfil Hepático	Bioquímica	Cinético UV / colorimétrico	S/ 55.00
BIO007	Perfil Renal	Bioquímica	Cinético / enzimático	S/ 50.00
BIO010	Calcio sérico	Bioquímica	Colorimétrico (Arsenazo III)	S/ 20.00
HEM001	Hemograma Completo Automatizado	Hematología	Impedancia + fotometría	S/ 25.00
HOR001	TSH ultrasensible	Inmunoensayo	ECLIA	S/ 38.00
HOR002	T4 Libre	Inmunoensayo	ECLIA	S/ 42.00
HOR003	T3 Libre	Inmunoensayo	ECLIA	S/ 42.00
HOR004	Anti-TPO	Inmunoensayo	ECLIA	S/ 55.00
HOR006	Vitamina B12	Inmunoensayo	ECLIA	S/ 60.00
INM010	Proteína C Reactiva cuantitativa	Inmunoensayo	Inmunoturbidimetría	S/ 35.00
URO001	Examen Completo de Orina	Uroanálisis	Tira reactiva + microscopía	S/ 15.00
MIC001	Urocultivo	Microbiología	Cultivo + antibiograma	S/ 40.00
MIC004	Cultivo de secreción vaginal	Microbiología	Cultivo + antibiograma	S/ 45.00

Margen por examen

Examen	Costo puesto	Mostrador	Queda	Convenio −30%	Queda
Glucosa en ayunas	S/ 1.88	S/ 18.00	S/ 16.12 (89.55555555555557%)	S/ 12.60	S/ 10.72 (85.07936507936509%)
Perfil Lipídico	S/ 10.72	S/ 45.00	S/ 34.28 (76.17777777777778%)	S/ 31.50	S/ 20.78 (65.96825396825398%)
Perfil Hepático	S/ 11.51	S/ 55.00	S/ 43.49 (79.07272727272728%)	S/ 38.50	S/ 26.99 (70.1038961038961%)
Perfil Renal	S/ 9.48	S/ 50.00	S/ 40.52 (81.04%)	S/ 35.00	S/ 25.52 (72.91428571428571%)
Calcio sérico	S/ 2.22	S/ 20.00	S/ 17.78 (88.9%)	S/ 14.00	S/ 11.78 (84.14285714285714%)
Hemograma Completo Automatizado	S/ 1.40	S/ 25.00	S/ 23.60 (94.4%)	S/ 17.50	S/ 16.10 (92%)
TSH ultrasensible	S/ 7.71	S/ 38.00	S/ 30.29 (79.71052631578948%)	S/ 26.60	S/ 18.89 (71.01503759398497%)
T4 Libre	S/ 8.16	S/ 42.00	S/ 33.84 (80.57142857142858%)	S/ 29.40	S/ 21.24 (72.24489795918367%)
T3 Libre	S/ 8.16	S/ 42.00	S/ 33.84 (80.57142857142858%)	S/ 29.40	S/ 21.24 (72.24489795918367%)
Anti-TPO	S/ 10.84	S/ 55.00	S/ 44.16 (80.29090909090908%)	S/ 38.50	S/ 27.66 (71.84415584415585%)
Vitamina B12	S/ 12.30	S/ 60.00	S/ 47.70 (79.5%)	S/ 42.00	S/ 29.70 (70.71428571428571%)
Proteína C Reactiva cuantitativa	S/ 0.00	S/ 35.00	S/ 35.00 (100%)	S/ 24.50	S/ 24.50 (100%)
Examen Completo de Orina	S/ 1.06	S/ 15.00	S/ 13.94 (92.93333333333334%)	S/ 10.50	S/ 9.44 (89.9047619047619%)
Urocultivo	S/ 7.11	S/ 40.00	S/ 32.89 (82.22500000000001%)	S/ 28.00	S/ 20.89 (74.60714285714286%)
Cultivo de secreción vaginal	S/ 0.00	S/ 45.00	S/ 45.00 (100%)	S/ 31.50	S/ 31.50 (100%)

Reactivos e insumos (21)

Código	Insumo	Stock	Mínimo	Costo
RE-GLU	Reactivo Glucosa (GOD-PAP)	310 test	150	S/ 1.20
RE-COL	Reactivo Colesterol (CHOD-PAP)	108 test	120	S/ 1.80
RE-TRIG	Reactivo Triglicéridos (GPO-PAP)	180 test	100	S/ 1.90
RE-HDL	Reactivo HDL/LDL directo	150 test	100	S/ 2.60
RE-HEP	Reactivos hepáticos (TGO/TGP/BIL/FA)	120 test	90	S/ 2.40
RE-REN	Reactivos renales (Urea/Crea/Ác. úrico)	95 test	100	S/ 2.10
RE-CA	Reactivo Calcio (Arsenazo III)	140 test	80	S/ 1.50
KIT-TSH	Kit TSH ultrasensible (ECLIA)	180 test	80	S/ 6.40
KIT-T4	Kit T4/T3 Libre (ECLIA)	120 test	70	S/ 6.80
KIT-ATPO	Kit Anti-TPO (ECLIA)	60 test	40	S/ 9.20
KIT-B12	Kit Vitamina B12 (ECLIA)	48 test	40	S/ 10.50
RE-DIL	Diluyente hematología	900 test	300	S/ 0.35
RE-LIS	Lisante hematología	210 test	300	S/ 0.55
IN-EDTA	Tubo tapa lila (EDTA) 4 mL	620 unid	400	S/ 0.35
IN-GEL	Tubo tapa amarilla (gel) 5 mL	210 unid	300	S/ 0.42
DS-CUB	Cubetas de reacción	150 unid	500	S/ 0.05
IN-URO	Tira reactiva de orina (10 par.)	300 unid	150	S/ 0.60
MC-AGAR	Placa agar CLED / Mac Conkey	60 placa	30	S/ 2.60
MC-DISC	Discos de antibiograma (set)	45 set	20	S/ 3.40
DS-FRA	Frasco estéril para orina	240 unid	100	S/ 0.35
CT-N2	Control Bioquímica Nivel 2	6 vial	4	S/ 22.00

Gastos operativos del mes

Concepto	Categoría	Monto
Alquiler del local	Local	S/ 1,800.00
Planilla (3 personas)	Personal	S/ 4,800.00
Servicios (luz, agua, internet)	Servicios	S/ 620.00
Mantenimiento de equipos	Equipos	S/ 380.00
Controles y calibradores	Calidad	S/ 290.00
Flete de reactivos	Logística	S/ 240.00

Lo que los sistemas de hoy no cubren

Se queda fuera
Un precio distinto por examen para cada convenio, sin buscarlo en una hoja
Lo que se le debe a cada referidor, calculado solo
Resultados predefinidos: lo normal ya escrito
Las dos sedes sobre la misma información
Boletas y facturas emitidas desde el mismo cobro

Cómo está construido

Aplicación web que corre en el navegador, servida por HTTPS desde un servidor privado del laboratorio. Se entra con un enlace desde cualquier computadora, tablet o celular, sin instalar nada, y las dos sedes trabajan sobre la misma información.

9. Integraciones

Consulta de identidad por DNI (RENIEC) En el alcance

Autocompletado del paciente al escribir su documento.

Facturación electrónica SUNAT En el alcance

Boletas y facturas desde el mismo cobro.

Portal del paciente y portal de los que refieren En el alcance

Van incluidos: no se paga una web aparte.

Servidor privado en la nube En el alcance

El sistema es del laboratorio; el volumen de exámenes no cambia lo que se paga.

Entrega por WhatsApp Servicio adicional

Avisar al paciente que su resultado está listo tiene un costo por mensaje.

10. Qué falta levantar con el cliente

La demostración funciona con datos de trabajo. Para pasar a producción hay que cargar lo que el cliente use de verdad:

·El Excel que usan hoy: catálogo, precios y las listas pactadas con cada convenio.
·Cómo pagan hoy a quien refiere pacientes: porcentaje, monto fijo o por examen.
·Los resultados predefinidos que ya usan, con su redacción exacta.
·Logo y colores oficiales del laboratorio.
·Razón social, RUC y dirección de las dos sedes para los comprobantes electrónicos.
·Qué pasó en los dos intentos anteriores de migrar, para no repetirlo.

11. Glosario

Trama: El mensaje que manda el analizador con los resultados de una muestra.
ASTM / HL7: Los dos idiomas con los que los analizadores de laboratorio entregan resultados.
Mapeo de pruebas: Decir qué código del equipo corresponde a qué analito del sistema.
Costo puesto: Lo que cuesta el examen con el reactivo ya en el laboratorio: insumo más flete.
Kardex: El registro de entradas y salidas de cada reactivo, con su saldo.
Validación: La firma del profesional sobre un resultado; sin ella el informe no se publica.